Die Personalausstattungsquote

beziehungsweise 2/2026 – Artikel 1

Die Personalausstattungsquote

Ein neuer Indikator zur Messung der Personalausstattung in Kinderbetreuungseinrichtungen

Von Andreas Baierl und Olaf Kapella

Bildung beginnt mit der Geburt. Die ersten Lebensjahre sind entscheidend für die spätere Kompetenzentwicklung, das Wohlbefinden und das Lernen. Der qualitativ hochwertigen frühkindlichen Bildung und Betreuung kommt dabei eine besondere Rolle zu: Sie verbessert nachweislich unter anderem kognitive und sozio-emotionale Fähigkeiten, fördert lebenslanges Lernen, wirkt Ungleichheiten entgegen, senkt Armut langfristig und unterstützt soziale Mobilität. Bezahlbare und hochwertige elementarpädagogische Einrichtungen erhöhen zudem die Erwerbstätigkeit beider Elternteile deutlich (OECD 2017, Charlotte Bühler Institut 2024, Anders und Roßbach 2020). 

Damit Besuche in Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen die Bildung und Entwicklung jedes Kindes individuell wirksam fördern, braucht es hohe pädagogische Prozessqualität – sichtbar in professionellen, sensiblen Interaktions- und Kommunikationsprozessen mit Kindern. Zentrale Voraussetzung ist eine ausreichend gute Personalausstattung, die genügend Zeit für Beobachtung, Planung und Reflexion ermöglicht, damit individuelle Bildungs- und Entwicklungsbedarfe aufgegriffen werden können, aber auch einer Überlastung von Betreuungsteams entgegenwirkt. Angesichts der wachsenden Vielfalt der Lebenslagen müssen Einrichtungen diskriminierungssensibel und vorurteilsbewusst arbeiten. In diesem Sinne wird Mehrsprachigkeit als eine Ressource verstanden und entsprechend gefördert. Dafür benötigen Betreuungseinrichtungen sowohl quantitativ ausreichendes Personal als auch spezifisch qualifizierte Fachkräfte und verlässliche Unterstützungsstrukturen für kontinuierliche Fachberatung und Qualitätsentwicklung sowie passende rechtliche wie finanzielle Rahmenbedingungen auf allen staatlichen Ebenen (Baierl u. a. 2026, Bertelsmann 2026, Arbeitsgruppe Frühe Bildung 2024, Strehmel und Viernickel 2022). 

Für die Bewertung der Personalsituation in Kindertageseinrichtungen steht in Deutschland die Kinder- und Jugendhilfestatistik zur Verfügung. Die Statistik erfasst jährlich Daten zu allen betreuten Kindern und zu allen beschäftigten Personen. Diese Daten umfassen unter anderem das Alter und den vertraglich vereinbarten Betreuungsumfang jedes Kindes, die Gruppenzuordnung innerhalb der Einrichtung, ob das Kind eine Eingliederungshilfe erhält und ob in der Familie Deutsch gesprochen wird. Von allen beschäftigten Personen kennt man unter anderem die vertraglich vereinbarten Arbeitsumfänge, den Arbeitsbereich, die Gruppenzuordnung sowie die fachliche Qualifikation. Die Daten auf Einzelfallebene werden über das Forschungsdatenzentrum der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder zur Verfügung gestellt. Entsprechende Datenanalysen können dort beauftragt werden, die Ergebnisse werden in aggregierter Form nach einer Anonymitätsprüfung zur Verfügung gestellt. Für Österreich steht mit der Kindertagesheimstatistik ebenfalls eine Vollerhebung aller Einrichtungen zur Verfügung, die für wissenschaftliche Zwecke aber nur in Form von aggregierten Tabellen zugänglich ist. 

Die typische Maßzahl für die Personalsituation stellt der Personalschlüssel dar (Definition siehe Box), der pro Gruppe ausgewiesen wird. Um beurteilen zu können, ob ein Personalschlüssel günstig oder ungünstig ist, muss einerseits die Gruppenzusammensetzung bekannt sein und zusätzlich die Hintergrundinformation vorliegen, welcher Personalschlüssel für diese Gruppenzusammensetzung als ausreichend gilt beziehungsweise fachlich empfohlen wird. Relevante Merkmale für die fachliche Empfehlung umfassen das Alter der Kinder und ob Kinder Eingliederungshilfe erhalten oder mangelnde Sprachkenntnisse aufweisen. In der Praxis werden die Gruppen Typen zugeteilt, zum Beispiel Krippengruppe, Kindergartengruppe, altersübergreifende Gruppe, jeweils mit oder ohne Kinder mit Eingliederungshilfe. Dies führt insbesondere bei heterogenen Gruppentypen wie altersübergreifenden Gruppen zu Unschärfen. Für die Einschätzung der Personalsituation einer ganzen Einrichtung ist der Personalschlüssel nicht direkt anwendbar, da jede Einrichtung unterschiedliche Gruppentypen aufweisen kann. Für höhere Aggregationsniveaus wie Gemeinden, Kreise oder Bundesländer lässt sich der Personalschlüssel ebenfalls nur nach Gruppentyp sinnvoll auswerten. 

Somit fehlt bislang eine Kennzahl, die die personelle Gesamtsituation einer Kindertageseinrichtung ausdrückt und den tatsächlichen Personalbestand einer Einrichtung systematisch mit der fachlich empfohlenen Personalausstattung in Beziehung setzt. Ein fehlender Gesamtwert pro Einrichtung hat bisher weder eine einrichtungsbezogene Betrachtung noch einen transparenten Ist Soll Vergleich ermöglicht, also den Abgleich zwischen dem aktuell eingesetzten Personal für die in der Kindertageseinrichtung angemeldeten Kinder und dem fachlich empfohlenen Soll Wert der Personalausstattung. Mit der vom ÖIF in Zusammenarbeit mit der Bertelsmann Stiftung entwickelten Personalausstattungsquote für deutsche Kindertageseinrichtungen wird diese Lücke geschlossen (Baierl, Kapella und Hornung 2026).

Die neu entwickelte Personalausstattungsquote weist für jede Kindertageseinrichtung einen Gesamtwert aus und stellt damit einen vergleichbaren Kennwert für die Personalressourcen jeder Einrichtung bereit. Zugleich zeigt sie, in welchem Maß die personelle Ausstattung einer Einrichtung laut Kinder- und Jugendhilfestatistik den fachlichen Empfehlungen entspricht. Sie berücksichtigt sowohl gruppenübergreifend tätiges Personal als auch Einrichtungen ohne feste Gruppenstruktur und gewinnt durch die Orientierung am tatsächlichen Alter jedes einzelnen Kindes – statt an pauschalen Gruppendurchschnittswerten – an Aussagekraft. Zudem fließen zentrale Merkmale von Kindern aus der Kinder- und Jugendhilfestatistik in die Berechnung ein, nämlich nichtdeutsche Familiensprache und Eingliederungshilfe. Der Indikator kann mit anderen regionalen Kennzahlen verknüpft werden, um Zusammenhänge zwischen strukturellen Rahmenbedingungen und der Personalausstattung zu analysieren. Insgesamt soll die Personalausstattungsquote die fachliche Diskussion zur Personalsteuerung und zum Qualitätsmonitoring stärken sowie zusätzliche analytische Grundlagen für Fachpraxis und Politik bereitstellen und damit die Qualitätssteuerung in der frühen Bildung weiterentwickeln.

Welche Annahmen liegen der Personalausstattungsquote zu Grunde?

Die Personalausstattungsquote setzt den Personalschlüssel, der auf der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit beruht, in Bezug zur Fachkraft-Kind-Relation (siehe Box), die auf der unmittelbaren pädagogischen Arbeitszeit basiert. Dies geschieht über einen Umrechnungsfaktor zur Berechnung der unmittelbaren pädagogischen Arbeitszeit aus der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Dafür werden zuerst 20 Prozent Ausfallzeiten für Urlaub, Krankheit, Fort- und Weiterbildung von der Gesamtarbeitszeit abgezogen. Anschließend werden 18 Prozent für mittelbare pädagogische Tätigkeiten (Vor-/Nachbereitung, Elterngespräche) von den verbleibenden 80 Prozent abgezogen, da während der Ausfallzeiten weder mittelbare noch unmittelbare Arbeit geleistet wird. Damit verbleiben 2/3 der vereinbarten Arbeitszeit für die unmittelbare Arbeit mit Kindern. Die Anteile für Ausfallszeiten und mittelbare pädagogische Arbeit wurden der Expertise von Strehmel und Viernickel (2022) entnommen, wobei in der Expertise beide Anteile von derselben Basis abgezogen wurden, wodurch sich ein geringerer Anteil für die unmittelbare pädagogische Arbeit ergibt, nämlich 62 Prozent.

Neben der fachlichen Empfehlung für den Anteil an mittelbarer pädagogischer Arbeitszeit liegt der Personalausstattungsquote eine fachlich empfohlene Fachkraft-Kind-Relation zugrunde (siehe Arbeitsgruppe Frühe Bildung 2024), nämlich 1:2 für Kinder unter einem Jahr, 1:4 für Kinder im Alter zwischen einem und unter 3 Jahren und 1:9 für Kinder im Alter ab 3 Jahren. Für Kinder mit nichtdeutscher Familiensprache sowie für Kinder mit Eingliederungshilfe aufgrund einer (drohenden) Behinderung wird – basierend auf Good-Practice-Modellen aus den deutschen Bundesländern – ein zusätzlicher Personalbedarf pro Kind angesetzt: 0,018 Personalstunden pro Kind mit nichtdeutscher Familiensprache und 0,17 Betreuungsstunden pro Kind mit Eingliederungshilfe.

Wie wird die Personalausstattungsquote berechnet?

Zunächst werden die Beschäftigungszeiten ermittelt, als die Summe der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitsstunden aller pädagogisch Beschäftigten in Gruppenleitung, Zweit-/Ergänzungskräften, gruppenüberreifenden Aufgaben sowie Förderungen nach SBG (Sozialgesetzbuch) VIII/IX (für Kinder mit einer [drohenden] Beeinträchtigung). Parallel dazu werden die Betreuungsumfänge summiert, also die vertraglich vereinbarten Betreuungsstunden pro Woche aller Kinder. Auf Basis der fachlich empfohlenen Fachkraft-Kind-Relation nach Alter und der Aufschläge für Kinder mit nichtdeutscher Familiensprache bzw. Eingliederungshilfe wird der unmittelbare pädagogische Personalbedarf berechnet. Da fachlich angenommen wird, dass nur 2/3 der vertraglichen Arbeitszeit für unmittelbare pädagogische Arbeit zur Verfügung stehen, wird die Fachkraft-Kind-Relation mit dem Umrechnungsfaktor 1/(2/3) = 3/2 multipliziert, um dem Personalschlüssel im Zähler zu entsprechen.

Die Beschäftigungszeiten in dieser Einrichtung betragen 60 Stunden (jeweils 1 Person mit je 30 Stunden). Die Betreuungsumfänge ergeben 385 Stunden (5 Kinder mit je 32 Stunden und 5 Kinder mit je 45 Stunden). Der Umrechnungsfaktor zwischen Fachkraft-Kind-Relation und Personalschlüssel beträgt, wie bereits erwähnt, 1,5.
Die empfohlene Fachkraft-Kind-Relation ergibt sich aus der empfohlenen Beschäftigungszeit für unmittelbare pädagogische Arbeit dividiert durch die Betreuungsumfänge. Die empfohlene Beschäftigungszeit für unmittelbare pädagogische Arbeit ist das Kernstück der Berechnung. Es wird für jedes Kind ein spezifischer Wert berechnet und anschließend summiert (siehe Tabelle).

Anschließend können alle Werte in Formel 1 eingesetzt werden: 60 / 385 = 1:6,4 für den Zähler und 79,5 / 385 × 1,5 = 1:4,8 × 1,5 = 1:3,2 im Nenner. Daraus ergibt sich eine Personalausstattungsquote von 0,5 für diese Einrichtung, d. h. es stehen 50 Prozent jener Personalressourcen zur Verfügung, die für das Erreichen der fachlichen Empfehlung notwendig wären.

Was kann der neue Indikator der Personalausstattungsquote aussagen?

Mit dem neuen Indikator wurde auf Basis einer amtlichen Statistik eine einheitliche Messgröße für die Personalausstattung jeder Einrichtung entwickelt. Für ganz Deutschland lässt sich damit auf Basis der jährlichen Daten der Kinder- und Jugendhilfestatistik die Personalausstattung jeder Einrichtung berechnen. Unter Einhaltung der Anonymitätsanforderungen können statistische Maße wie Mittelwert, Median, Quantile und Standardabweichung bis auf die regionale Ebene der Landkreise und kreisfreien Städte herunter ermittelt werden. Neben geografischen Gliederungen kann die Personalausstattungsquote auch nach Einrichtungsmerkmalen wie Trägerschaft, Größe, Anteil an Kindern mit Eingliederungshilfe oder nichtdeutscher Familiensprache ausgewertet werden. 

Die Ergebnisse zur Personalausstattungsquote lassen sich in weiterer Folge mit anderen regionalen Kennzahlen, etwa mit sozialstrukturellen Merkmalen wie dem Anteil der Bevölkerung mit Bezug von Arbeitslosengeld oder Grundsicherung bzw. Sozialhilfe oder der Strukturstärke der Region in Bezug setzen. 

Bei Verfügbarkeit entsprechender Daten und fachlicher Empfehlungen könnte die Personalausstattungsquote künftig weiter präzisiert werden, um komplexe pädagogische Anforderungen noch differenzierter und praxisnäher abzubilden. Für einige spezifische pädagogische Anforderungen liegen derzeit keine fachlich fundierten Empfehlungen zum zusätzlichen Personalbedarf vor. Daher wurde für die aktuelle Berechnung der Personalausstattungsquote für Kinder mit nichtdeutscher Familiensprache sowie für Kinder mit Eingliederungshilfe auf Personalaufschläge zurückgegriffen, die auf Good-Practice-Modellen einzelner deutscher Bundesländer basieren.

Perspektivisch könnten weitere pädagogische Anforderungen berücksichtigt werden, etwa sozioökonomische Belastungen der Familie, familiäre Belastungssituationen, spezifische Entwicklungs- und Förderbedarfe von Kindern sowie Aspekte der Gruppenzusammensetzung und Diversität. Eine weitere Entwicklungsperspektive der Personalausstattungsquote besteht zudem in der stärkeren Berücksichtigung der fachlichen Qualifikation des pädagogischen Personals, die in zukünftigen Berechnungen differenzierter einbezogen werden könnte.

In der Kinder- und Jugendhilfestatistik in Deutschland werden lediglich zwei Merkmale erhoben, die es ermöglichen, auf komplexe pädagogische Anforderungen in Kindertageseinrichtungen einzugehen und zusätzliche Betreuungsbedarfe sowie pädagogische Anforderungen für jedes einzelnen Kind differenzierter abzubilden: eine Eingliederungshilfe aufgrund einer (drohenden) Behinderung und eine nichtdeutsche Familiensprache. In Bezug auf den Anteil von Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache zeigt sich kein einheitliches Muster. In vielen Bundesländern bleibt die Personalausstattungsquote bei steigenden Anteilen an Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache weitgehend konstant, das heißt die Personalressourcen erhöhen sich im Ausmaß des vorgesehenen Personalaufschlags pro Kind. Deutlich klarer fällt das Bild beim Merkmal Eingliederungshilfe aus. Kindertageseinrichtungen mit einem höheren Anteil an Kindern mit Eingliederungshilfe verfügen in den meisten Bundesländern über eine bessere Personalausstattung, sodass stärker auf individuelle Unterstützungsbedarfe eingegangen werden kann.  
 

Kontakt: andreas.baierl(at)oif.ac.at